Automatisera och organisera dina arbetsflöden med ClickUp – så här kommer du igång
Idag finns det en uppsjö av planerings- och projektledningsappar på marknaden. Själv har jag älskat planering så länge jag kan minnas, och när jag upptäckte världen av planeringsappar nån gång runt 2008 så var det lite som att jag dog och kom till himlen... Mina första planeringsapp-favoriter var Things och Omnifocus. Sen använde jag Trello ett tag för att sedan övergå till Notion och så småningom Asana. Här tänkte jag berätta mer om hur du kan effektivisera och strukturera dina arbetsflöden med min favoritapp ClickUp.
Därför väljer jag ClickUp
När jag startade min redovisningsbyrå 2017 så satte jag upp hela verksamhetens struktur i Asana. Och när jag byggde team jobbade vi tillsammans där. Det funkade bra och jag gillade verkligen Asana! Men under 2018 så gjorde Asana vissa förändringar som inte föll helt i god jord bland användarna. Jag läste på olika forum om en ny uppstickare som hette ClickUp. Konstigt namn på en app, tänkte jag, men bestämde mig för att testa.Och på den vägen är det. Först och främst fastnade jag för flexibiliteten i ClickUp. I Asana var jag (i alla fall på den tiden, hur det är idag vet jag inte) tvungen att välja från början om jag ville se mina projekt som en lista eller som en kanban board. I ClickUp kunde jag plötsligt skapa ett projekt och sen enkelt växla mellan olika vyer med ett klick. Jag kunde se mina projekt på en mängd olika sätt: som en lista, i en board, i en kalender, som en tabell, i en timeline, och så vidare. Fantastiskt!Jag är en väldigt visuell person och där har ClickUp verkligen hjälpt mig att filtrera bort så att jag bara ser det jag behöver.
ClickUp effektiviserar min vardag genom att ersätta andra appar
Med åren har ClickUp utvecklats enormt och idag ersätter appen många av mina andra appar. Jag använder inte längre Slack, eftersom ClickUp Chat* är precis lika bra och till och med bättre. Numera använder jag sällan Google Docs, då ClickUp Docs ger mig i princip samma funktionalitet. Dessutom så har jag alla dokument där jag redan är och jobbar hela dagarna. Och jag har slutat använda Toggl och registrerar all tid direkt i ClickUp. För att bara nämna tre exempel...Jag har alltså använt ClickUp sedan 2018 och jag gillar appen så mycket att idag är jag verifierad ClickUp-konsult. Det innebär att jag har som en del av mitt tjänsteutbud att hjälpa mina kunder med att sätta upp, effektivisera och jobba i ClickUp. Dessutom finns jag där som support för dem som redan är igång med appen.
...och därför ska du välja ClickUp
Är du företagare? Chef? Medarbetare på ett företag? Har du anställa, kollegor eller kunder som du samarbetar med i olika projekt? Kan det vara så att du har du privata projekt att hålla koll på, en renovering, ett hushåll, semestrar, presentinköp och så vidare? Eller har du familjemedlemmar som skulle behöva komma in i loopen (så att du slipper vara ansvarig för allt hela tiden)?Ja, då skulle du förmodligen må bra av att använda en planerings- och projektledningsapp för att dels organisera din vardag, både på arbetet och privat, och dels för att samarbeta med andra. För att effektivisera och strukturera dina arbetsflöden - och frigöra energi, helt enkelt!
Samarbeta med andra, eller använd ClickUp på egen hand
ClickUp funkar lika bra för dig som vill använda det ensam, utan att samarbeta med andra, som för dig som har stora team och andra externa samarbetspartners.För vill du samarbeta med andra så är det otroligt smidigt! Det finns flera möjligheter till kommunikation - dels i chattmodulen och dels i kommentarsfältet inne i varje respektive uppgift. Du kan också välja om du vill att personerna du bjuder in ska vara medlemmar (har tillgång till allt i ditt workspace) eller gäster (har tillgång endast till det du delar med dem). Bra att veta är att du betalar för varje person som är medlem, men ingenting för dina gäster.
Betala bara för de platser du behöver
Apropå betalning så är ClickUp ett prisvärt alternativ*. Du kan skaffa ett konto och använda det utan att betala hur länge du vill, så länge du inte använder några av de mer avancerade funktionerna. Vill du dra full nytta av appen med automatiseringar, anpassade fält, obegränsad chatt med mera, då behöver du uppgradera till ett betalt konto. Planerna startar på 7 dollar / månad per person - och du betalar bara för det antal användare du faktiskt behöver. Det är inte som i vissa andra program, där det finns en minimumgräns på exempelvis 5 eller 10 användare.Så om du känner att du behöver bättre struktur och bättre verktyg, så är det helt klart en anledning att undersöka om ClickUp är rätt app för dig.
Första stegen när du är ny i ClickUp
När du först skapar ett nytt konto i ClickUp, så får du ett space med en lista. Där har du en lista och en board som standardvyer. Statusarna på uppgifterna är To do/Complete och du har några av de vanligaste ClickApps aktiverade. Jag raderar alltid det här första spacet och skapar nya spaces med de avdelningar/områden som passar bäst för kunden, och med de inställningar som är relevanta.Personligen bockar jag alltid ur alternativet att ha boards som en default view när jag skapar ett nytt space, för det blir lätt plottrigt högst upp i uppgiftsvyn. Vill jag ha en board view så skapar jag det.Statusar anger var du är i en process med en uppgift. När det gäller statusar, brukar jag rekommendera dessa:Skapa inte femtioelva olika statusar och framför allt inte olika uppsättningar statusar för alla dina olika workflows. Där är det bättre att använda sig av anpassade fält (custom fields) istället. Annars kommer du garanterat bädda för framtida förvirring, när vare sig du eller dina medarbetare förstår vilken status de ska välja för en uppgift.ClickApps är små inbyggda appar som exempelvis möjliggör att du kan ha flera personer tilldelade på samma uppgift, att du kan tracka tid, att du kan ha underuppgifter (subtasks) i flera nivåer, med mera. Vissa är helt oumbärliga - andra lite mindre oumbärliga.Med både vyer, statusar och ClickApps får du prova dig fram, men mitt främsta tips är att håll det enkelt i början!Många upplever nämligen att ClickUp kan kännas lite överväldigande i början, särskilt om man försöker lära sig allt och börja använda alla funktioner på en gång. Men du behöver inte börja med allt på en gång.
Ta ett steg i taget, och lär känna programmet
Börja lägga in dina idéer och uppgifter vart eftersom de blir aktuella. Fundera inte så mycket på hur du ska sortera dem, utan skapa en lista och använd den. När du blir mer varm i kläderna, kan du sortera in dina uppgifter och projekt i olika spaces, folders och listor. Och du kan skapa vyer som hjälper dig i ditt arbete.Vad som däremot kan vara bra att veta, är att ClickUp har en speciell hierarki. Ditt konto kallas för workspace, och högst upp i hierarkin har vi spaces. Många företag organiserar sina avdelningar i olika spaces; exempelvis marknad, kundsupport osv. I ett space har du listor för dina olika projekt och dessa kan du sortera i mappar (folders). Sen har du listor bor dina uppgifter (tasks) och du kan ha dessa i olika nivåer (subtasks). Och i en uppgift kan du också skapa checklistor.
Håll koll på dina notiser
Du har alla möjligheter att anpassa notiserna i ClickUp så att de passar dig och ditt liv. Och det tycker jag definitivt att du ska göra! Om du inte anpassar dina notiser, är det lätt hänt att du känner att du drunknar i notiser efter ett litet tag...Jag brukar råda alla mina kunder att om de är nya användare i ClickUp är det bra att behålla notiser per mejl ett tag, så att de blir påminda om att det händer saker i det där nya verktyget som de precis börjat använda... Men så fort de har fått in rutinen att använda ClickUp varje dag, då kan de minska ner eller kanske till och med helt stänga av mejlnotiser.
Skaffa dig en daglig rutin i ClickUp
Det jag alltid rekommenderar är att du börjar varje dag i ClickUp och att du där har en rutin för vad du ska kolla direkt på morgonen.Här är det viktigaste inboxen. Där ser du allt som händer i ClickUp, som du är inblandad i. Om någon kommenterar på en uppgift, taggar dig, eller om det sker förändringar i en uppgift på något sätt. Satsa på att rensa inboxen i ClickUp varje dag. Inbox zero gör susen för din sinnesro, jag lovar!Sen har du Home. Den vyn kan du anpassa efter dina behov genom att stänga av och/eller flytta runt de olika "korten" som finns där. Jag gillar att se Assigned to me, Calendar, Assigned comments och Personal list där, men de andra är rätt överflödiga för mig.Som ett komplement till Home skapar jag också egna anpassade vyer som jag sparar som favoriter och därmed har som bokmärken, som jag snabbt kan nå. Jag har ett gäng standardvyer som jag bläddrar igenom varje dag, bland annat: Förfallna uppgifter, Idag och Prioritet. Där fångar jag upp allt i hela mitt workspace, inte bara sådant som är tilldelat mig.
Effektivisera ditt arbete i ClickUp med automatiseringar
Det finns nästan oändliga möjligheter att automatisera sitt arbete i ClickUp. Dels finns det massor med inbyggda automationer direkt i appen, och dels har du tredjepartstjänster som exempelvis Zapier som kopplar ihop ClickUp med tusentals andra appar.För att inte tala om grundläggande funktioner i appen: som exempelvis att kunna ställa sina återkommande uppgifter så att de återkommer med just den intervall du behöver. Eller att sätta upp formulär där du samlar in information (från dina kunder kanske?) och automatiskt få uppgifter skapade åt dig. Eller möjligheten att kunna spara allt som mallar och automatiskt ställa in dessa mallar på nya uppgifter. Hej då till att behöva hålla saker i huvudet!
Några exempel på automatiseringar
Ett exempel på hur man kan automatisera ditt arbetsflöde är att automatiskt tilldela olika personer i ditt team på uppgifter när statusen, eller ett anpassat fält (custom field) ändras. Ett annat är att automatiskt lägga till en underuppgift när en ny uppgift skapas. Det är användbart förslagsvis om du lägger in en ny potentiell kund - att då automatiskt få en underuppgift att följa upp XX inom X dagar.När det gäller externa integrationer så har jag exempelvis kopplat ihop ThriveCart* (min plattform för kortbetalningar), Visma eEkonomi (där jag fakturerar) och WooCommerce (webbshoppen här på min hemsida) med ClickUp med hjälp av Zapier. På så sätt får jag in all min försäljning direkt i en snygg dashboard i ClickUp.Bilden är ett exempel på en försäljningsdashboard i mitt demokonto.
Ditt nästa steg
Känner du att det är dags att börja effektivisera och strukturera dina arbetsflöden med ClickUp, så använd gärna min partnerlänk strukturista.se/clickup* för att registrera ett nytt konto. Då får du 15% rabatt ditt första år på Unlimited eller Business-planerna.Vill du prata mer med mig om hur du kommer igång, eller om du vill få hjälp med att effektivisera processer och/eller utbilda dina medarbetare, boka gärna ett samtal med mig.---*) Affiliatelänk. Om du köper någon av produkterna via min partnerlänk, får jag provision från företagen som tack för att jag tipsat om dem. Jag tipsar bara om program som jag använder själv och verkligen gillar.
