Det här är en transkribering av poddavsnittet Sortera att-göra-listan med hjälp av en processkarta.

MARIA LOFORS: Du har massor med processer i ditt företag, processer som du är mer eller mindre medveten om att du har. Vissa kanske du har dokumenterat och skapat en checklista för. Vissa gör du per automatik och du bara gör utan att tänka på vad det är du gör egentligen.

Men vad händer med de saker du gör mer sällan? Kommer du ihåg alla steg då eller måste du uppfinna hjulet varje gång? Och vad händer när du skulle vilja delegera en uppgift i din verksamhet? Är det lätt att delegera till en VA exempelvis om du själv inte riktigt har koll på alla steg som du behöver ta? Det här ska vi prata om idag.

INTRO: Välkommen till Produktiv Online podden, för dig som jobbar mycket online redan eller som vill börja göra det mer.
Här pratar vi om att skapa roliga rutiner kring att attrahera nya leads, konvertera och sälja, leverera våra tjänster, behålla nöjda kunder och allt runtomkring som handlar om att driva företag.
Jag heter Maria Lofors och jag är så glad att du är här!

MARIA: Det finns många bra tips kring att jobba med time blocking och temadagar för att få mer gjort, men jag tycker att det ofta inte är riktigt lönt att börja där.

För jag tänker att först måste vi börja med att verkligen förstå vår verksamhet. Att kategorisera våra rutiner och processer på ett sätt som blir väldigt tydligt och som underlättar när du vill jobba med temadagar och sånt längre fram.

Hur kategoriserar man då?

Ett vanligt råd som jag stött på genom åren är att skapa en org chart, eller en organisationskarta eller ett organisationsschema som man säger på svenska.

En org chart är ett hierarkiskt flödesschema över en organisation och dess olika delar samt deras inbördes förhållande till varandra. Högst upp i hierarkin har du VD:n. Sedan kanske ledningsgruppen, sedan olika avdelningar och deras respektive chefer.

Jag har försökt att skapa egna org charts några gånger men det har inte riktigt klickat för mig. För visst, jag har ju i teorin en kundtjänstavdelning och en ekonomiavdelning och en försäljningsavdelning osv, men i slutändan så är det ju ändå jag som soloprenör som sitter med alla de där hattarna själv. Även när jag hade ett team så hade jag nästan alla hattar själv ändå, jag hade delegerat vissa kunder till mina medarbetare men allt som rörde driften av företaget låg fortfarande på mig.

När jag sen skulle organisera alla mina to-dos och åtaganden med hjälp av en traditionell org chart blev jag helt matt.

Jag har använt ClickUp sedan 2018 och jag älskar det programmet, men något jag länge hade problem med var hur jag skulle sortera mina to-dos så att det inte blev rörigt. ClickUp kan ha en ganska hög inlärningskurva och så var det för mig också.

Jag har testat olika upplägg – framför allt då att sortera på olika tänkta avdelningar i mitt företag enligt en traditionell org chart, men det blir lätt för komplicerat för mig. Så ibland har jag fastnat på att sitta och organisera mitt arbete istället för att faktiskt utföra själva arbetet… Och här vill jag säga att oavsett om du använder ClickUp eller något annat verktyg så är principen ju densamma.

Men innan jag fick en ordentlig struktur hade jag också en tendens att bara slänga in saker i programmet utan att processa dem ordentligt och till slut var jag helt överväldigad av alla osorterade uppgifter. Det är inte lätt att veta var man ska börja och vad som är viktigast när man bara har en lång att-göra-lista och massor av illröda försenade uppgifter.

Det som gjorde att det lossnade för mig var när jag fick tipset att rita upp en processkarta istället för en organisationskarta, eller en org chart.

Man skulle kunna tro att det är samma sak, de ser lika ut om man bara kastar en snabb blick på dem. Men här börjar vi högst upp i hierarkin med ditt varför istället för dig som företagare eller VD. Varför driver du företag? Vilket är syftet?

Sen är frågan – vad behöver du då göra för att nå ditt mål med företagandet? Det är det här som blir nästa nivå i hierarkin i en processkarta. Min gissning är att du liksom jag behöver attrahera nya leads, konvertera dem, leverera dina tjänster, du behöver serva dina kunder så att du får behålla nöjda kunder samt att också vara den som driver själva företaget. De här fem momenten är dina huvudprocesser som jag ser det: ATTRAHERA, KONVERTERA, LEVERERA, SERVA och DRIVA.

För jag är övertygad om att när vi har koll på vårt varför och dessutom på vilka huvudsakliga steg vi behöver ta för att nå dit så är det lättare att sortera att-göra-listan.

Så då måste jag fråga dig. Har du koll på ditt varför? Om inte, pausa gärna nu och fundera lite på det och kom tillbaka när du är klar över ditt varför.

Men hur ritar man då upp en processkarta? Ja, du kan ju ta fram papper och penna om du gillar det. Eller skriva med penna i din ipad, det gillar jag. Eller så använder du ett digitalt verktyg. Mitt favoritverktyg för såna här flödesscheman eller mindmaps heter Miro. Det är gratis och du kan ha tre tavlor utan att betala någonting för det. Så kika på Miro om du vill göra det här digitalt.

I processkartan så börjar du med att skriva ditt varför högst upp. Målet med ditt företagande. Och nästa nivå i hierarkin är de här fem olika huvudprocesserna; attrahera, konvertera, leverera, serva och driva. Och sen så har vi under varje huvudprocess, de olika områdena där vi kan jobba med att exempelvis attrahera leads.

Men innan vi börjar zooma in på de här olika områdena så är det viktigt att du behöver ha koll på ditt varför. Vad är det du vill åstadkomma med ditt företag, för dina kunder? Vad är det dina kunder behöver hjälp med och vilket värde kan du tillföra till dem? Och hur ser din kundresa ut? Det här är bra att veta innan vi börjar rita kartan.

När du har det klart för dig, kan du fundera på hur din säljtratt ska se ut, din funnel.

Det här med funnels eller säljtrattar var något som tog mig ganska lång tid att få grepp om när jag började intressera mig för marknadsföring online. Nu i efterhand kan jag tycka att det är lite konstigt att det tog så lång tid för mig att fatta, men jag tror att jag komplicerade det för mycket. Försökte rita upp avancerade scheman och få in olika steg och möjliga vägar för folk att komma nedåt i tratten.

Egentligen är det enkelt.

För om du ska kunna sälja en plats på en kurs eller coaching eller vad det nu är du säljer, behöver du nå ut till väldigt många fler, för alla som ser ditt erbjudande kommer tyvärr inte vilja köpa. Man brukar prata om konverteringsgrad och det innebär att man räknar ut hur många av dina leads som faktiskt köper. Lite förenklat kan man säga att om du har 100 personer som tagit del av ditt erbjudande och 1 köper så har du en konverteringsgrad på 1%. Jag tror att ett snitt i den här branschen är ungefär 3% men det här kan såklart variera otroligt mycket beroende på vilken nisch du har och vilket pris du har.

Så om vi tänker på det sättet kommer du att behöva attrahera ganska många leads innan ett fåtal av dessa konverterar till prospekt, alltså en potentiell kund. Och även om du har ett prospekt som verkar intresserad är det sällan alla som visar intresse faktiskt köper i slutändan.

Så där har vi det som kallas säljtratt eller på engelska funnel.

Om du tänker att du har en uppochnervänd tratt, med öppningen uppåt, så behöver du samla in väldigt många leads där uppe.

Då är frågan. Hur vill du attrahera dessa? Det behöver ju vara något som passar din personlighet för att vi ska vara hållbara företagare och passar din önskan om hur du vill driva företag. Strax tänkte jag gå igenom ett antal exempel.

Hur man sedan tar de mest intresserade vidare ner i tratten och konverterar dem till betalande kunder kommer jag också till snart.

Vi börjar med attrahera. Om vi zoomar in på de olika sätt som man kan jobba med att attrahera leads till sin verksamhet, så tänker jag att man kan göra det på ganska många olika sätt. De flesta tänker på sociala medier när de hör ordet lead. Men det finns andra varianter också.

Till exempel, om du har en hemsida. Om du jobbar aktivt med SEO, alltså sökmotoroptimering, så att sökmotorerna hittar din hemsida på de sökord som du vill bli hittad för, så är det ett sätt att attrahera leads. Så kan du jobba med att ha en konverterande hemsida, med länkar till de tjänster och produkter du säljer.

Det är inte så lätt att göra rätt där. Jag fick faktiskt en person som chattade med mig häromdagen, som var intresserad av mitt medlemskap Produktiv online. Men hon hittade inte mitt medlemskap. Jag tycker ju att det är tydligt hur man hittar det, men uppenbarligen inte. Så, är det tydligt för den som landar på din hemsida att hitta det som du faktiskt vill sälja? Tänk efter och se om du se om du kanske behöver göra korrigeringar, för det behövde jag uppenbarligen göra.

Sen har vi eget content. Det här, min podd, är ju en del av mitt egna content. Man kan ju ha en blogg också, eller en Youtube-kanal eller att man sänder live regelbundet på sin Facebooksida eller vad det nu är, där du bygger din auktoritet för dina potentiella kunder – att när de landar på din hemsida så finns det material där för dem att gå tillbaka och läsa eller lyssna på.

Sen nyhetsbrev. Bygg en e-postlista! För du har säkert hört sägas, att du inte äger dina följare. På till exempel Instagram, det är ju en plattform som du inte äger. Vad händer om du blir utelåst från Instagram och du har satsat jättemycket kryt på att bygga upp en stor följarskara? Det kan ju bli lite jobbigt. Men om du då har sett till att alla dem som följer dig, eller många i alla fall, har signat upp på ditt nyhetsbrev. Då har ju du ett sätt att kontakta dem ändå. Så börja tidigt, om du är nystartad, med att bygga e-postlista. Och hur gör man det då?

Jo, man kan ha en freebie, en gratisgåva av något slag som man delar ut, någonting som gör att folk faktiskt vill signa upp, att de vill ha den där pdf:en eller checklistan, eller det kanske är ett webinar som du har spelat in i förväg, eller vad det nu kan vara. Som de bara kan få tillgång till genom att signa upp på din e-postlista.

Sen sociala medier som sagt var. Det är ju ett bra sätt att få följare på, som sedan kan konvertera till kunder såklart.

Nätverkande tycker jag att man också ska komma ihåg som ett sätt att attrahera nya leads. Och det var faktiskt det sättet som jag byggde upp min redovisningsbyrå på. Jag nätverkade i olika Facebookgrupper. Jag lärde känna folk, som sedan rekommenderade mig vidare när frågan om bokföring dök upp.

Jag har faktiskt en lista i mitt ClickUp där jag har fört in alla intressanta Facebookgrupper som jag är med i, och jag har även skrivit upp vilka teman som brukar återkomma i de här grupperna. I vissa grupper så har man ju att exempelvis varje tisdag får man göra reklam för sig, eller att på lördagar så kanske det är Social media Saturday så får man promota sina social media-handles. Så det är ett litet tips faktiskt, att organisera dig kring ditt nätverkande.

Affiliates. Det är att erbjuda folk som rekommenderar andra dina produkter och tjänster att de får en viss procent på försäljningen. Det här kan du erbjuda exempelvis tidigare kunder som vet vad du går för, som med glädje kan rekommendera dig till andra och som tack för hjälpen så kan de få en del av kakan.

Det här är några exempel på hur du kan jobba med att attrahera nya leads.

Konvertera sen då. Då handlar det om att sälja. Hur säljer du dina tjänster? Det kan man göra med olika lanseringar, till exempel olika kampanjer. Kanske att du har webinar, att du gillar det och bjuder in dina potentiella kunder och följare till ett webinar som du håller. Kanske i en timme där du berättar om någonting som erbjuder värde och sedan i slutet av det webinaret så kan du sälja din tjänst.

Utmaning är ett annat sätt. Och vanligt är femdagarsutmaning, sjudagarsutmaningar, i vissa fall tjugoendagarsutmaningar. Att man undervisar om någonting, eller erbjuder någon typ av värde, under flera dagar. Deltagarna brukar ofta få lite läxa och sedan i slutet så klart så bjuder du in dem till det som du faktiskt kan fortsätta hjälpa dem med – din kurs eller vad det nu kan vara.

Säljssamtal. Discovery calls, brukar folk kalla det för, eller lärakännasamtal. Jobbar du med det? Och hur jobbar du med? Det här är också ett sätt att sälja på.

Annonser såklart, Facebookannonser, Googleannonser, Youtubeannonser eller var du nu annonserar någonstans. 

Tripwire är också… Man skulle kunna säga att det här hör litegrann till leverera. Det handlar om att du säljer en lägre prissatt produkt, ofta kanske en e-bok eller en guide av något slag, och när personen har köpt den här, då är de inte bara en ”freebie seeker”, utan de har faktiskt betalat något litet för att komma med på din lista och då kan du sälja in andra tjänster till personen.

Ofta kan det vara så att man i en tripwire har en upsell, alltså att i nästa steg när de har köpt den här för kanske 100 kronor eller 249 kronor eller någonting, så erbjuder du ditt nästa steg i kundresan, som en upsell. Du får lite merförsäljning.

Men det finns också något som heter down-sell. Att om någon inte köper ditt erbjudande så kan du erbjuda någonting annat till ett lägre pris, så att de kan få ta del av dina tjänster om det här huvudsakliga erbjudandet inte var rätt för dem.

Och sedan en sista grej som jag också vill nämna är order bumps. Och det är att, i många olika kundkorgsplattformar så kan man lägga till att i utcheckningen, så finns det en liten ruta som man kan klicka i att de vill även ha ditt lilla extraerbjudande. Och det kan de bara köpa i samband med att de checkar ut till den här produkten. Och det är inte alla kundkorgar som har den möjligheten, men till exempel Thrivecart, som jag använder, har den möjligheten. Kan man bra om man till exempel som i mitt fall ibland, när jag har sålt en kurs eller mitt medlemskap så har jag haft som en order bump att man kan köpa till en coachingtimme med mig. Och så är det ett litet kampanjpris på det just då.

Och sen så kommer vi till att leverera. Och då är ju frågan hur ser din kundresa ut? Vilka produkter och tjänster säljer du? Och här är det ju ganska bra att du funderar på din kundresa. Vad har du i ditt skyltfönster? Vad händer när kunden kommer in i butiken? Har du någon instegsprodukt? Har du någon slags mellannivå? Har du någon high end eller VIP-erbjudande? Och hur organiserar du den här leveransen av dina olika tjänster och produkter?

Till exempel skulle man kunna tänka sig att en instegsprodukt är en minikurs, och när man har gått den där minikursen, då kanske man är redo att ta din stora kurs. Och när man har gått den här stora kursen i kanske åtta veckor eller någonting. Då kanske du har ett medlemskap för dem som vill fortsätta jobba med dig kontinuerligt och få ditt stöd och kanske kunna ställa frågor och delta i gruppcoachingar och så vidare. Det kan ju vara en kundresa.

Det kan också vara att du bara jobbar med större produkter – high end – gruppcoachningar, eller 1:1. Så där får du fundera på hur din resa ser ut och vad du gör för att leverera.

 

Nästa steg, serva. Här handlar det om kundtjänst, framför allt. Hur jobbar du med kundsupport? Till exempel var, i vilka kanaler jobbar du med kundsupport? Var kommunicerar du med dina potentiella kunder och dina kunder?

Min erfarenhet är att det ofta blir ganska roddigt när man har många kanaler. Man kanske har sin privata messenger, sen kanske man har sina mejl, du kanske har Linkedin, inboxen där, Instagraminboxen. Och så kanske du försöker styra upp det här, så att du kanske kommunicerar med dina kunder bara i till exempel Slack eller Whatsapp.

Helt plötsligt så har du kommunikation all over the place. Så mitt tips är att faktiskt försöka styra upp det här. Bestäm dig för var du vill ha din kommunikation och så försöker du prata med dina kunder och säga att ”jag vill gärna att du kontakta mig här”. Och de flesta brukar uppskatta när man säger det för att de har alla de här röriga kommunikationskanalerna själva. Så det kan vara bra att kommunicera med dina kunder, att här pratar vi med varandra.

Samma sak i teamet, om du har ett team. Sätt en intern kommunikationspolicy. När jag hade mitt team då hade vi som policy att vi pratade bara i Slack internt. Mejl internt var förbjudet. Mejl reserverade vi för kommunikation med våra kunder. Av den enkla anledningen att mejl blir lätt ganska roddigt, med alla olika CC hit och CC dit, och en massa trådar. Och så svarar man på en fråga i en konversation som handlar om någonting helt annat… Så därför valde vi att bara prata i Slack. Det funkade jättebra.

Och så mejl då till kunder. Och då hade vi också ett mejlprogram där vi kunde dela på mejlen, så det är också ett alternativ här. Att titta på olika helpdesksystem. Om du har någon som hjälper dig i mejlen. Hur kan du få avlastning? Ofta är ju mejlen någonting som kan bli ganska betungande, om man  jobbar som tjänsteföretagare. Man har många kunder som man kommunicerar med.

Sen onboarding. Det är också ett sätt att faktiskt serva dina kunder. Se över hur du onboardar nya kunder inom de här olika tjänsterna som du levererar, till exempel en ny medlem. Hur onboardar den personen? Vad får de för mejl av dig? Får de någon introduktion till medlemskapet eller kursen som du har? Så att de vet vad de har att vänta sig av dina produkter och tjänster?

Community. Har du något community som du jobbar med, som du bygger. Hur servar du dina kunder där? Också något att fundera kring.

Sen finns det ju annat kring serva också, men det här var det som jag har tagit upp här.

Och sedan sista området då, Driva. Det här är det som jag tycker är ganska roligt, jag som är en sån här ”bakom-kulisserna”- person. Jag gillar ju det här med administration, men inte alla soloföretagare som gillar det, därför att de flesta har inte startat företag för att hålla på och administrera, utan de har startat företag för att de brinner för någonting. Men här har vi saker som till exempel planering. Att planera, strukturera, organisera sig, jobba med projekt. Såna saker. Till exempel i ClickUp. 

När det kommer till att strukturera, att skapa SOP:ar; alltså Standard Operating Procedures. Det kommer jag att prata mer om i kommande avsnitt, hur man kan göra det. Men här är någonting som du också verkligen kan jobba med, att strukturera upp alla dina olika processer. Också att strukturera upp hur du lagar dina SOP:ar.

Fortbildning. En sån här grej som ligger under Driva, tycker jag. Att se till att du håller dig uppdaterad och ständigt kompetensutvecklad. Jag vet ju att många med mig gillar kurser, så det här brukar sällan vara problemet, utan snarare tvärtom – att vad var det för kurs jag hade nu igen? Och vad var det för inloggningsuppgifter dit? Och så där.

Jag kan säga, att just såna här tripwires. Där har jag köpt ett antal kurser, mindre kurser, minikurser av olika slag. Som jag har glömt bort att jag har. Jag har faktiskt också en lista i ClickUp där jag stoppar in alla mina kurser så att jag vet vad jag har för kurser, och ibland så går jag in där när jag håller på med en kurs. Så kan jag dokumentera min utveckling och ”har jag gjort den här lektionen, vad behöver jag göra till nästa lektion” och sådana saker?

Team hör också till Driva, när du börjar bygga team. Och här finns det ju massor att säga om att bygga team, men till exempel onboarding av nya medlemmar. Någon någonting att fundera på, hur gör du det? Veckomöten till exempel? Vilka  rutiner ska ni ha i teamet? Vem ska göra vad? Olika policys kring det.

Det här var lite om att rita upp en processkarta. Hur du kan tänka kring det. Vad jag tänker att de här olika områdena kan innehålla.

Jag hoppas att du har fått lite inspiration av det här avsnittet. Om du har det så får du jättegärna hjälpa mig att sprida podden, genom att dela det här avsnittet i dina sociala medier och berätta vad du har fått ut av det. Ha en jättefin dag så ses vi nästa gång.

*) Partnerlänk

Jag är Verifierad ClickUp-konsult och om du använder min partnerlänk strukturista.se/clickup för att registrera ett nytt konto, får du 15% rabatt ditt första år på Unlimited eller Business-planerna. Jag får också en liten kickback från ClickUp som tack för hjälpen för att jag tipsat om appen.

Varukorg